Son Güncelleme tarihi:16.09.2022

Değerli okurlarımız, e-arşiv portal, 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile hayatımıza girdiğinden bu yana, iş dünyasının önemli konularından biri olmuştur. Bu sebeple biz de tebliğin ilk yayınladığı zamanlarda, E-arşiv Portal ile ilgili soru ve cevaplardan oluşan yazımızı yayınlamıştık. Yazının yayınlandığı günden bu yana büyük ilgi görmesi ve ilginin devam etmesi bizleri sevindirmiştir. Biz de tekrardan güncel soruları ekleyerek yazımızı yenilemiş bulunmaktayız faydalı olmasını dileriz.

#E-Arşiv Portal Giriş

1- E-Arşiv Portal uygulamasına nasıl giriş yapabilirim?

Portal uygulamasına GİB e-arşiv portal  sitesinden giriş yapabilirsiniz.

E-arşiv portal uygulamasına giriş için tıklayınız. https://earsivportal.efatura.gov.tr/intragiris.html

2- E-Arşiv Portal uygulamasında geriye dönük fatura düzenleyebilir miyim?

Portalda geriye dönük olarak fatura düzenlemek mümkündür. Ancak vergi kanunları gereğince yasal süresi geçtikten sonra düzenlenen faturalar için cezai hükümler ile karşılaşabilirsiniz.

3-Faturamı yasal olarak kaç gün içerisinde düzenlemeliyim?

Faturanın, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami 7 (yedi) gün içinde düzenlenmesi gerekmektetir. Ancak, 7 gün süre de ay bitip diğer ay başlıyor ise, faturanın Katma Değer Vergisi Kanunu uyarınca en geç ay sonuna kadar düzenlenmesi gerekir.

4- Portaldan fatura kesmek istediğimde Kullanıcı bilgileri alanlarına girdiğiniz bilgiler kestiğiniz faturalarda kullanılacaktır ve siz bu alanı güncellememişsiniz hatası alıyorum?

İlgili hatayı aldığınızda portal ana sayfada, sırayla, modül seçiniz > e-arşiv portal > kullanıcı işlemleri > kullanıcı bilgileri sekmesine tıklayıp, daha sonra faturada görünmesini istediğiniz alanları doldurup kaydediniz. Hata vermeyecektir.

5- Fatura Düzenlenmesinde 7 (yedi) günlük süreyi geçirdim veya E-arşiv Portal’dan kesmek zorunda olduğum faturayı kağıt olarak kestim hangi cezayla karşı karşıya kalırım ?

Kanun uyarınca, bu belgelerin elektronik belge olarak düzenlenmesi gerekirken Maliye Bakanlığınca belirlenen zorunlu haller hariç olmak üzere kâğıt olarak düzenlenmesi ya da bu Kanunun 227 nci ve 231 inci maddelerine göre hiç düzenlenmemiş sayılması halinde; bu belgeleri düzenlemek ve almak zorunda olanların her birine, her bir belge için (350) Türk lirasından aşağı olmamak üzere bu belgelere yazılması gereken meblağın veya meblağ farkının %10’u nispetinde özel usulsüzlük cezası kesilir.

6- E-Arşiv Portal uygulamasını kullanmak için Mali Mühüre veya E-İmza kullanmaya ihtiyacım var mı?

E-Arşiv Portal uygulamasında bütün işlemleri, İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodunuz ve şifreniz ile yapabilirsiniz. Mali mühüre ya da e-imza kullanmaya ihtiyacınız bulunmamaktadır.

7- Kimler hangi şartta bu portaldan fatura kesmek zorundadır?

E-arşiv fatura uygulamasına dahil olmayan mükellefler, 01.01.2020 tarihinden itibaren, vergi mükelleflerine düzenleyecekleri 5.000.-TL ve üzeri, vergi mükellefi olmayanlara düzenleyecekleri 30.000.-TL üzeri faturaları e-arşiv portaldan düzenlemek zorundadır hükmü getirilmişti ancak yapılan yeni düzenleme ile 01.03.2022 tarihinden itibaren ilgili sınırlar fatura vergi mükelleflerine düzenleniyorsa tüm vergiler dahil 2.000.-TL, vergi mükellefi olmayanlara düzenleniyorsa 5.000.-TL'ye düşürülmüştür.

8- E-arşiv Fatura Portalı üzerinden fatura düzenliyorum. Bu halde şirketim E-Arşiv ve E-Fatura mükellefi mi oluyor?

Aksine bu uygulamalara dahil olmadığınız için portaldan fatura kesmek durumunda kalıyorsunuz. E-arşiv ve E-fatura mükellefi olmuyorsunuz.

9- Kestiğimiz faturalar otomatik olarak karşı tarafa gönderiliyor mu?

Düzenlenen faturalar alıcıya otomatik olarak gönderilmez. Dilerseniz kağıt çıktısını verebilir ya da mail ile faturalarınızı iletebilirsiniz.

10- 2.000.-TL ve 30.000.-TL tutarlarına vergiler dahil midir?

Bu tutarlara tüm vergiler (KDV vb.) dâhildir. Hesaplama yapılırken genel toplama bakılması gerekir.

11- 2020/Ocak ayında vergi mükellefine 50.000.-TL tutarında kağıt fatura düzenledim fatura geçerli midir?

07/01/2020 Salı günü akşam Saat 24:00’e kadar (Çarşamba gününe geçilmeden) düzenlediğiniz kağıt faturalar geçerlidir. Ancak bu tarihten sonra düzenlediğiniz kağıt faturalar için cezayla karşı karşıya kalabilirsiniz.

12- Vergi mükellefi olan müşterime her gün 2.000.-TL altında fatura düzenliyorum, bu faturaları E-arşiv Portal Aracılığıyla düzenlemek zorunda mıyım?

Aynı gün içerisinde, aynı kişilere düzenlenen faturalar 2.000.-TL’nin altındaysa, faturalarınızı kâğıt olarak düzenleyebilirsiniz. Aksi takdirde hepsini e-arşiv portal sisteminden kesmek zorundasınız.

13- 2.000.-TL altındaki faturalarım Portal üzerinden düzenleyebilir miyim?

İsterseniz tutarı ne olursa olsun tüm faturalarınızı e-arşiv portal aracılığıyla düzenleyebilirsiniz.

14- E-Arşiv Portal Aracılığıyla düzenleyip, imzaladığım faturayı iptal edebilir miyim?

Sistem ilk devreye alındığında düzenlenen veya alınan faturanın sistemden iptal-itiraz edilmesi mümkün değilken, e-arşiv portal sisteminde iptal-itiraz alanı açılmasıyla birlikte, İmzalanan faturaların iptali için sistem üzerinden iptal-itiraz talebi oluşturulabilmektedir. Faturanın karşı tarafı vergi mükellefi ise kendi sisteminden iptal talebinizi onaylayabilmektedir.

Fakat, düzenlediğiniz faturalar ve aldığınız faturalar için en geç sekiz gün içerisinde iptal veya itiraz talebi yollamak durumundasınız. 

15- Faturalarda çok fazla kalem mevcuttur, portala excel ile aktarım yapabilir miyiz?

Portala excelden fatura aktarımı mümkün değildir.

16- İhracat Faturalarında Portaldan fatura düzenleme sınırı nedir?

İhracat faturalarında portal aracılığıyla fatura kesme zorunluluğu 10.000.-TL üzeridir.

17- İhracat faturası kesiyorum, banka bilgisi, ihraç kayıtlı olup olmadığı gibi bilgileri nereye girmeliyim?

Bu bilgileri Not kısmına girebilirsiniz.

18- Siteye giriş ve imzalama işlemlerinde yetkiniz yoktur, imzalama aracına erişilemedi vb. hata alıyorum ne yapmalıyım?

Bu konuda GİB tarafından alınan tavsiyede çözümler,

• Mozilla firefox tarayıcısı kullanılması
• Tarayıcının geçmişinin sürekli temizlenmesi
• Bilgisayarada antivirüs programı varsa fatura kesimi sırasında devre dışı bırakılması
• gib.gov.tr adresinden imzalama aracının indirilmesi.

Şeklinde belirtilmiştir.

19- Sistemden tevkifatlı fatura düzenlemek için ne yapmam gerekiyor?

Portalda fatura tipini Tevkifat olarak seçmelisiniz.

Daha sonra, vergi ekle butonundan KDV Tevkifatını ekleyerek,

Tevkifat kodunuzu seçmeniz gerekir.

 

20- Vergi numarasını yazınca, T.C. Kimlik Numarası yazınca otomatik unvan bilgisi gelmiyor, neden ?

Değerli okurlarımız, e-arşiv portal sisteminde fatura kesen mükelleflerin fatura keserken, vergi numarası veya T.C. kimlik numarası yazdığında unvan bilgisi otomatik sistem tarafından doldurulmaktaydı. Ancak bir süredir ilgili özelliğin gelir idaresi tarafından kapatıldığı bilgisi edinilmiştir.

Sistemin bu haliyle devam etmesi halinde, mükelleflerin düzenleyecekleri faturalarda unvan bilgisini manuel girmeleri gerekmektedir.

Ancak 15.09.2022 tarihi itibarıyla tekrar sistem düzeltilmiştir. Şu an için otomatik olarak unvan bilgisi alınmaktadır.

Faydalı olmasını dileriz.

Saygılarımızla

DOĞAN MALİ MÜŞAVİRLİK

16.09.2022